Garantir que el personal, les noves incorporacions, el personal en formació, les persones voluntàries i el personal d’altres entitats vinculades a l’organització, coneix la normativa legal vigent referida a la reserva i confidencialitat sobre dades de clients i persones usuàries.
En aquest sentit, l’organització ha de disposar de mitjans organitzatius, estructurals i tecnològics d’acord amb les seves necessitats, per tal de garantir la conservació, la custòdia, la seguretat i la disponibilitat de la informació al llarg del temps i ha de comptar amb un responsable dels sistemes d’informació.
Aquest sistema de seguretat i confidencialitat ha de ser conegut per tota l’organització, i ha de contemplar mecanismes que defineixin el perfil d’usuaris de la informació per regular-ne l’accés, d’acord amb les seves necessitats i responsabilitats. Així, l’organització determina la informació que ha d’estar disponible permanentment i actualitzada i ha d’avaluar-ne periòdicament l’accessibilitat i la disponibilitat.
Pel que fa a la guàrdia i custòdia de la documentació clínica generada durant el procés assistencial cal comptar amb procediments específics que en garanteixin la seva seguretat.
Pel que fa a l’ús de la documentació, en suport paper i/o informàtic, s’ha d’elaborar un reglament d’ús de la informació que ha d’incloure:
- Instruccions per a l’elaboració i utilització de la història (catàleg de documents clínics).
- Numeració d’històries clíniques (criteris).
- Especificació sobre l’estructura i continguts dels diferents documents.
- Responsabilitats dels diferents professionals (elaboració i utilització).
- Signatura dels professionals.
- Modificacions controlades, tant en suport paper com informàtic.
- Circuits del document.
- Funcions de les comissions o grups de treball.
- Criteris d’avaluació de la documentació i periodicitat.
- Criteris i procediments per incorporar o donar de baixa un document.
- Manual de procediments de l’àrea d’arxius.
